Громадська рада при Міністерстві закордонних справ України

3, Київ 20:27

Регламент Громадської Ради при Міністерстві закордонних справ України

І. Загальні положення

1.1. Регламент Громадської ради Міністерства закордонних справ України (далі - Регламент) врегульовує організаційні та процедурні питання діяльності Громадської ради Міністерства закордонних справ України (далі - Громадська рада) та її робочих органів.

1.2. Громадська рада діє на підставі Положення та цього Регламенту.

1.3. Дії, вчинені членами Громадської ради із порушенням цього регламенту або відповідні рішення, є недійсними.

1.4. Діяльність Громадської ради та її робочих органів є публічною, відкритою та прозорою і здійснюється шляхом:

  • проведення засідань Громадської ради, які можуть бути черговими або позачерговими;
  • роботи членів Громадської ради в постійних комітетах Громадської ради (далі - комітетах);
  • звернення за результатами діяльності Громадської ради до відповідних органів для вирішення порушених питань;
  • участі в проведенні громадської експертизи проектів нормативно-правових актів, у тому числі антикорупційної експертизи, перегляду регуляторних актів;
  • надання Міністерству закордонних справ України пропозицій за результатами діяльності Громадської ради та її комітетів;
  • участі визначених представників Громадської Ради в робочих нарадах Міністерства закордонних справ України та утворених робочих групах, комісіях, консультативно-дорадчих органах тощо;
  • діяльності Голови Громадської ради (далі - Голова ради) відповідно до функцій та повноважень, визначених в Положенні та цьому Регламенті;
  • діяльності комітетів відповідно до функцій та повноважень, визначених у цьому Регламенті;
  • представлення інтересів громадськості у формуванні та реалізації державної політики у сфері зв'язку та інформатизації;
  • співпраці Громадської ради з іншими громадськими організаціями та професійними асоціаціями тощо;
  • оприлюднення результатів діяльності Громадської ради на офіційному сайті Міністерства закордонних справ України та в інший прийнятний спосіб;
  • взаємодії з засобами масової інформації.

1.5. Член Громадської ради має право:

  • обирати та бути обраним до постійних та тимчасових органів Громадської ради;
  • брати участь в обговоренні питань, що розглядаються на засіданнях Громадської ради та її робочих органів, вносити свої пропозиції;
  • брати участь у голосуванні з правом вирішального голосу на засіданнях Громадської ради та її робочих органів, членом яких він є;
  • пропонувати питання до порядку денного засідання Громадської ради;
  • ініціювати залучення фахівців відповідних галузей як експертів з питань, що розглядаються на засіданнях Громадської ради та її органів;
  • у разі незгоди з прийнятим рішенням висловлювати власну думку, що фіксується в протоколі засідання Громадської ради або її робочого органу, членом якого він є.             

1.6. Член Громадської ради зобов’язаний:

  • бути присутнім на засіданнях Громадської ради і не пропускати їх без поважних причин;
  • брати участь у діяльності Громадської ради та роботі її органів, членом яких він є;
  • дотримуватися вимог Положення та Регламенту Громадської ради;
  • виконувати рішення Громадської ради та її керівних органів;
  • сприяти діяльності Громадської ради.

ІІ. Планування роботи

2.1. Робота Громадської ради ведеться за річними планами, які затверджуються Громадською радою.

2.2. Формування проекту плану роботи Громадської ради здійснюється Правлінням Громадської ради (далі - Правління) на основі пропозицій, поданих членами Громадської ради та її комітетами з урахуванням планів роботи Міністерства закордонних справ України.

2.3. План роботи Громадської ради передбачає:

  • чергові засідання Громадської ради;
  • засідання робочих органів Громадської ради;
  • проведення відповідно до законодавства України громадської експертизи актів Міністерства закордонних справ України;
  • організацію заходів у межах проведення  Міністерства закордонних справ України консультацій із громадськістю;
  • забезпечення інформування Міністерства закордонних справ України, громадськості про діяльність Громадської ради;
  • інші заходи в межах повноважень Громадської ради.

2.4. Члени Громадської ради подають до Правління пропозиції для включення до плану роботи Громадської ради.

2.5. План роботи Громадської ради може доповнюватися протягом року. Всі зміни до Плану роботи на календарний рік затверджуються на засіданні Громадської ради та оприлюднюються на офіційному сайті Міністерства закордонних справ України.

2.6. План роботи Громадської ради на наступний рік затверджується на першому засіданні Громадської ради поточного року.

ІІІ. Порядок підготовки та проведення засідань Громадської ради

3.1. Основною формою роботи Громадської ради є засідання, які проводяться за потреби, але не рідше ніж один раз на квартал, якщо не прийняте інше рішення.

3.2. Чергові засідання Громадської ради скликаються Головою Громадської ради (далі - Голова ради), а в разі його відсутності, за дорученням Голови ради, першим заступником Голови ради або заступником Голови ради (далі - заступник Голови ради). З цією метою Голова ради узгоджує з Міністерством закордонних справ України дату, час і місце проведення засідання Громадської ради, формує проект порядку денного тощо.

3.3. Проект порядку денного формується Головою ради відповідно до планів роботи Громадської ради та постійних комітетів, з урахуванням пропозицій членів Громадської ради, Правління та її робочих органів.

Пропозиції до порядку денного подаються за підписом ініціатора. В пропозиції зазначається питання, надається обґрунтування необхідності його включення до порядку денного та відомості про доповідачів і проект рішення.

Остаточний варіант рекомендованого Головою ради проекту порядку денного засідання Громадської ради включає питання, схвалені Правлінням.

3.4. Про дату, час, місце проведення та проект порядку денного засідання Секретаріат інформує членів Громадської ради персонально шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою чи в інший прийнятний спосіб та розміщення відповідного оголошення на офіційному веб-сайті Міністерства закордонних справ України не пізніше ніж за два робочих дні до дати проведення засідання.

3.5. Для ведення та зберігання протоколів засідань Громадської ради, а також підготовки та розсилки необхідних матеріалів, Правління призначає відповідальну за це особу.

3.6. Позачергові засідання Громадської ради з визначенням порядку денного скликаються в обов'язковому порядку Головою ради, або за ініціативою не менш ніж однієї третини загального складу членів Громадської ради. Вмотивовані вимоги про скликання позачергового засідання Громадської ради, підписані їх ініціаторами, разом із проектом порядку денного такого засідання надсилаються Голові ради.

3.7. Рішення про скликання позачергового засідання Громадської ради приймається Правлінням Громадської ради протягом трьох днів з дати отримання відповідної письмової пропозиції.

3.8. Інформація про скликання позачергового засідання доводиться до відома членів Громадської ради та громадськості в порядку, визначеному цим Регламентом. 

3.9. У засіданнях Громадської ради мають право брати участь уповноважені представники Міністерства закордонних справ України.

3.10. Засідання Громадської ради є правомочним, якщо на ньому присутні більше половини її членів.

3.11. Перед початком засідання Громадської ради уповноважена Головою ради особа проводить письмову реєстрацію членів Громадської ради - учасників засідання та запрошених осіб.

3.12. У випадку відсутності кворуму протягом десяти календарних днів скликається позачергове засідання Громадської ради з тим же порядком денним.

3.13. На початку засідання Громадської ради затверджується порядок денний, проект якого пропонується Головою ради.

У разі, якщо від учасників засідання до проекту порядку денного надходять зауваження або пропозиції, запропонований проект спочатку виноситься на голосування за основу. Після прийняття проекту порядку денного за основу, окремо голосуються всі зауваження та пропозиції до нього, після чого проект виноситься на голосування для затвердження його в цілому.

3.14. По кожному з розглянутих питань порядку денного засідання Громадська рада ухвалює рішення.

3.15. Проекти рішень Громадської ради готуються членами Громадської ради, постійними комісіями Громадської ради та Правлінням. Всі проекти рішень мають бути подані до Президії ради не пізніше ніж за п’ять днів до засідання Громадської ради.

3.16. Усі проекти рішень доводяться до відома кожного члена Громадської ради шляхом надсилання відповідної інформації електронною поштою чи в інший прийнятний спосіб не пізніше ніж за п’ять днів до початку засідання Громадської ради.

3.17. Усі суттєві зміни, пропозиції чи доповнення до проектів рішень надаються членами Громадської ради письмово за власним підписом.

3.18. Головує на засіданні Громадської ради Голова ради, в разі його відсутності –уповноважена ним особа з числа першого заступника або заступників Голови ради.

3.19. Тривалість засідання Громадської ради встановлюється його регламентом, але не повинна перевищувати 2 годин без перерви. Перерва в засіданні Громадської ради може бути оголошена головуючим на засіданні за пропозицією членів Громадської ради. За рішенням Громадської ради тривалість засідання може бути подовжена не більше ніж на одну годину.

3.20. Рішення Громадської ради ухвалюються відкритим голосуванням простою більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого на засіданні.

3.21. Підрахунок голосів при голосуванні організовується Правлінням ради, якщо перед початком голосування Громадською радою не прийнято іншого рішення (обрання лічильної комісії).

3.22. В окремих випадках Громадська рада може ухвалити рішення про зміну форми голосування перед початком його проведення.

3.23. У разі проведення таємного голосування на засіданні Громадської ради обов'язково обирається лічильна комісія в кількості трьох осіб відкритим голосуванням індивідуально за кожну із запропонованих кандидатур або кумулятивним голосуванням (щодо всіх кандидатів одночасно).

3.24. Протокол та рішення Громадської ради підписуються Головою ради та секретарем.

3.25. Під час проведення засідання Громадської ради секретар Громадської ради веде протокол засідання, оформляє його та подає на підпис Голові ради.

3.26. Протокол засідання має містити:

  • місце, дату та час проведення засідання;
  • порядок денний;
  • повний список присутніх осіб (у вигляді додатку, відповідно до реєстрації);
  • питання, які були поставлені на голосування;
  • прийняті рішення;
  • кількісні підсумки голосування з кожного питання.

У разі прийняття рішення членами Громадської ради шляхом опитування за допомогою електронної пошти, про це зазначається в протоколі.

3.27. Протокол оформлюється у трьох примірниках, один з яких знаходиться у Голови ради, другий примірник зберігається Секретарем, третій надається Міністерству закордонних справ України.

3.28. Протокол засідання Громадської ради оприлюднюється на офіційному веб-сайті Міністерства закордонних справ України не пізніше десяти днів з моменту підписання.

3.29. Громадська рада може ухвалювати рішення шляхом електронного опитування членів Громадської ради. Ініціювати таку форму ухвалення рішень можуть Голова ради або не менше однієї третини членів Правління.

3.30. Процедура ухвалення рішень шляхом електронного опитування передбачає розсилання уповноваженою Головою ради особою  кожному члену Громадської ради та приймання відповідей від членів Громадської ради з використанням електронної пошти, а саме:

3.31.1. розсилання кожному члену Громадської ради повідомлення про проведення опитування;

3.31.2. розсилання кожному члену Громадської ради проекту рішення та/чи бюлетенів для голосування/опитування;

3.31.3. встановлення терміну для надсилання членами Громадської ради власних зауважень та пропозицій до проекту рішення;

3.31.4. узагальнення пропозицій та зауважень;

3.31.5. підготовку Правлінням та розсилання кожному членові Громадської ради остаточного варіанта рішення;

3.31.6. голосування/опитування членів Громадської ради щодо остаточного варіанта проекту рішення.

3.32. Одночасно з повідомленням про проведення опитування кожному члену Громадської ради мають бути надіслані матеріали, на підставі яких член Громадської ради приймає рішення з кожного питання, винесеного на опитування.

3.33. Заповнений бюлетень або відповідь на повідомлення для голосування/опитування надсилається до уповноваженої особи електронною поштою.

3.34. У випадку проведення опитування рішення Громадської ради вважається прийнятим, якщо за нього проголосували в електронній формі більше половини всіх членів Громадської ради у визначений термін, що не перевищує сім робочих днів з дати надсилання питання.

3.35. За результатами опитування складається протокол про результати опитування, який підписується Головою ради. Після цього повідомлення з надісланими відомостями або бюлетені для опитування передаються до секретарю.

3.37. Протокол про результати опитування є документом, який свідчить про прийняття Громадською радою рішення з питань, винесених на опитування.

3.38. Інформація про результати опитування повідомляється членам Громадської ради шляхом електронної розсилки, не пізніше ніж через три робочих дні після складання протоколу про результати опитування.

3.39. Організація та контроль за повідомленням всіх членів Громадської ради про проведення опитування та/чи отримання ними бюлетенів покладається на секретаря.

IV. Керівні органи Громадської ради

4.1. Керівними особами Громадської ради (надалі - керівні особи) є Голова ради, перший заступник та заступники Голови. Розподіл функціональних повноважень між заступниками Голови здійснюється відповідно до напрямків, якими вони керують, та узгоджується Правлінням.

4.2. Голова Громадської ради очолює Громадську раду та здійснює загальне керівництво діяльністю Ради.

4.3. Голова ради має право звертатися від імені Громадської ради до всіх органів влади, підприємств, установ, організацій тощо та представляє Громадську раду у відносинах з ними.

4.4. Голові ради надано виключне право підпису всіх видів документів від імені Громадської ради, яке за окремим рішенням Голови може бути передане уповноваженим членам Президії ради відповідно до напрямку їх роботи.

4.5. У разі припинення повноважень Голови ради його обов'язки до обрання нового Голови ради виконує перший заступник Голови ради.

4.6. У період між засіданнями Громадської ради діє Правління Громадської ради - колегіальний керівний орган, який вирішує поточні питання, оперативно організує та координує роботу ради.

4.7. До складу Правління за посадами входять Голова ради, перший заступник Голови, заступники Голови ради, секретар Громадської ради. Інші особи можуть входити до складу Правління лише за рішенням Громадської ради.  

4.8. Правління:

  • сприяє Голові ради у вирішенні поточних питань діяльності Громадської ради;
  • формує (спільно з членами Ради) річні Плани роботи Громадської ради;
  • забезпечує виконання рішень та плану роботи Громадської ради;
  • розглядає висновки, звіти та звернення голів комітетів Громадської ради та членів Громадської ради;
  • розглядає пропозиції та звернення громадян, громадських організацій та інших об'єднань і установ;
  • визначає та делегує осіб, які представляють Громадську раду у взаємовідносинах з державними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, організаціями тощо щодо розгляду та вирішення конкретних питань;
  • вирішує інші питання, не віднесені до виключної компетенції засідання Громадської ради.

4.9. На засіданнях Правління головує Голова ради, у разі його відсутності – перший заступник Голови ради, у разі відсутності першого заступника Голови - заступник Голови ради.

4.10. Засідання Правління є правочинним, якщо на ньому присутні більше половини складу її членів.

4.11. Рішення Правління приймається відкритим голосуванням простою більшістю голосів. Кожний член Правління має один вирішальний голос.

4.12. Правління може ухвалювати рішення також шляхом електронного опитування членів Правління. Ініціювати таку форму ухвалення рішення може Голова ради.

4.13. Обов'язки з контролю за виконанням рішень Громадської ради, її комітетів, робочих органів та організація їх діяльності, підготовки засідань, порядку денного, ведення та оформлення протоколу зборів, проектів рішень Громадської ради, здійснення організаційного та інформаційного забезпечення діяльності Громадської ради, забезпечення взаємодії діяльності комісій Громадської ради, організація документообігу, виконання інших розпоряджень, що випливають із рішень Громадської ради, покладаються на уповноважених Головою ради осіб.

V. Документальне забезпечення діяльності Громадської ради

5.1. За рішенням Громадської ради призначається відповідальна особа (особи) які забезпечує організаційні, інформаційні та матеріально-технічні функції діяльності ради за посередництвом відповідних підрозділів Міністерства закордонних справ України.

5.2. Організація діловодства та роботи з розгляду заяв, звернень, пропозицій громадян та членів Громадської ради, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності, проектів нормативних актів, що надходять на експертизу тощо (далі - документів), покладається на зазначених осіб.

5.3. Усі документи приймаються та реєструються уповноваженими особами у журналі в день надходження. Документи, подані на особистому прийомі Голові ради, заступникам Голови Ради, головам комітетів або членам Громадської ради, також підлягають реєстрації в журналі.

5.4. Після реєстрації документа секретар передає документ Голові ради або особі, яка виконує його обов'язки. Виходячи зі змісту документу, Голова ради надає відповідні доручення.

5.5. Строк розгляду та опрацювання документа визначається з урахуванням достатності часу на якісне його опрацювання, необхідності проведення додаткових заходів для його виконання, терміновості вирішення того чи іншого питання або розгляду питання на засіданні Громадської ради тощо.

5.6. З урахуванням змісту, документ може бути розписаний на декілька комітетів для його належного опрацювання та надання вичерпної відповіді. У такому випадку Головою ради визначається комітет, який буде головним виконавцем документу. Інші комітети надають допомогу у межах своєї компетенції в його опрацюванні та підготовці відповіді або висновків. Форма участі комітетів в опрацюванні такого документа визначається головами комітетів в робочому порядку.

5.7. У залежності від змісту документа, комітет готує проект відповіді, висновку або рішення Громадської ради, який підписується головою комітету і разом із супроводжувальними документами та електронною версією подається до Секретаріату Громадської ради.

5.8. У разі, якщо член Громадської ради, що входить до складу цього комітету, не згоден з проектом відповіді, висновку або рішення, він може висловити свою окрему думку, що долучається до проекту.

5.9. Президія ради погоджує остаточний варіант відповіді або висновку, подає його на підпис Голові ради та після цього у визначеному цим Регламентом порядку надсилає особі чи організації, яка звернулась до Громадської ради.

5.10. Відповіді від імені Громадської ради надаються на бланку Громадської ради за підписом Голови ради з обов'язковим зазначенням виконавця/виконавців.

5.11. Уся вихідна документація виготовляється у двох примірниках (дозволяється виготовлення копії з оригіналу), один з яких (копія) підшивається у справу вихідної документації та зберігається разом із вхідними документами.

VI. Діяльність комітетів Громадської ради

6.1. З метою налагодження роботи Громадської ради та відпрацювання питань відповідно до покладених на неї завдань, за відповідними напрямками діяльності рішенням Громадської ради утворюються постійні робочі органи Громадської ради - комітети. Кількість комітетів та їх назву визначає Громадська рада шляхом голосування.

6.2. Кожен член Громадської ради визначається, в якому з комітетів він бажає працювати на постійній основі, про що письмово повідомляє Секретаріат. 

6.3. У разі необхідності, кількість комітетів та їх назва можуть бути змінені за рішенням Громадської ради.

6.4. Постійний комітет очолює голова з числа членів Громадської ради, який затверджується Громадською радою за поданням Голови ради.

6.5. Голова комітету:

  • здійснює загальне керівництво комітету;
  • здійснює організацію та планування діяльності комітету;
  • веде засідання комітету;
  • в межах своїх повноважень надає доручення членам Громадської ради, які входять до складу комітету;
  • в межах своїх повноважень контролює своєчасність та якість виконання членами комітету поставлених завдань;
  • може залучати до роботи комітету експертів, спеціалістів відповідного напряму діяльності, представників органів влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій тощо;
  • виконує інші функції, які випливають з обов'язків голови комітету.

6.6. Засідання комітету проводяться за необхідністю. Комітет здійснює свою роботу у формі засідань або електронного опитування.

6.7. Дату, час та місце проведення засідання комітету визначає його голова.

6.8. Формування порядку денного засідання комітету здійснюється за пропозицією голови комітету, членів, Голови ради або заступника, який координує діяльність відповідного комітету.

6.9. Засідання комітету є правомочним, якщо на ньому присутня більшість від його постійного складу.

6.10. Рішення комітету приймаються шляхом голосування членів комітету. У разі рівного розподілу голосів, вирішальним є голос голови комітету.

Рішення комітету оформлюється у формі протоколу засідання комітету.

Копія рішення комітету передається до Президії ради та секретарю для інформування Голови ради та членів Громадської ради. Секретаріат інформує щодо прийнятого рішення комітету членів Громадської ради.  

VII. Організація роботи тимчасових робочих органів Громадської ради

7.1. За рішенням Голови Громадської ради з метою вирішення комплексних, окремих та нагальних завдань, можливе створення тимчасових комісій, робочих, експертних та ініціативних груп Громадської ради (далі - тимчасові робочі органи). Тимчасові робочі органи готують окремі питання до розгляду на засіданні Громадської ради, готують та проводять окремі заходи Громадської ради.

7.2. Тимчасові робочі органи створюються на визначений період часу, про що вказується в рішенні про їх створення.

7.3. До складу таких тимчасових робочих органів можуть бути включені за їх згодою представники Міністерства закордонних справ України, інститутів громадянського суспільства, експерти, фахівці відповідного напряму діяльності тощо.

7.4. Основною формою роботи тимчасових робочих органів є засідання, які проводяться у відкритому режимі.

VIII. Взаємовідносини Громадської ради з Міністерством закордонних справ України

8.1. Взаємовідносини Громадської ради з Міністерством закордонних справ України здійснюються на постійній партнерській та публічній основі.

8.2. Голова громадської ради подає Міністерству закордонних справ України клопотання про включення до складу створюваних Міністерством закордонних справ України постійних та тимчасових робочих органів представників Громадської ради.

8.3. Громадська Рада щороку готує та подає до  Міністерства закордонних справ України пропозиції до орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю.

Такі пропозиції мають бути попередньо розглянуті та затверджені на засіданні Громадської ради.

8.4. Члени Правління Громадської ради для виконання своїх обов'язків безперешкодно допускаються до приміщення Міністерства закордонних справ України.

IX. Порядок ініціювання та проведення громадської експертизи та громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів.

9.1. Громадська рада може ініціювати та проводити в установленому порядку громадську експертизу та громадську антикорупційну експертизу.

9.2. Рішення про ініціювання проведення громадської експертизи, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів ухвалюється Громадською радою виключно на її засіданнях на основі пропозицій, внесених Міністерством закордонних справ України, Правлінням Громадської ради або комітетами.

9.3. Для проведення громадської експертизи, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів, документів, подій, ситуацій тощо рішенням Громадської ради може утворюватися тимчасова робоча група, до складу якої залучаються члени Громадської ради та представники інших інститутів громадянського суспільства, експерти, фахівці відповідного напряму діяльності тощо.

9.4. Результати проведення громадської експертизи, громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів, документів, подій, ситуацій тощо перед їх оприлюдненням в обов'язковому порядку мають бути розглянуті на засіданні Громадської ради.

X. Порядок висвітлення діяльності Громадської ради

10.1. На офіційному веб-сайті Міністерства закордонних справ України в рубриці "Громадська Рада" в обов'язковому порядку розміщується положення про Громадську раду, її Регламент, плани роботи, протоколи засідань, рішення, щорічний звіт про діяльність, інформація про склад Громадської ради, структуру, керівні органи, керівних осіб Громадської ради та склад комітетів.

Така інформація може розміщуватися і в інших засобах масової інформації, за наявності відповідних можливостей.

10.2. Щорічний звіт про діяльність Громадської ради перед його оприлюдненням затверджується Громадською радою на її засіданні.

10.3. Розміщення офіційної інформації про діяльність Громадської ради на офіційному веб-сайті Міністерства закордонних справ України за письмовим поданням Голови ради протягом п'яти днів з моменту надання (надходження) такої інформації.

10.4. При взаємодії із засобами масової інформації офіційну позицію Громадської ради з того чи іншого питання може висловлювати Голова ради або, за його дорученням, один із членів Правління ради.

10.5. У всіх інших випадках члени Громадської ради, при взаємодії із засобами масової інформації обов'язково зазначають, що вони висловлюють власну позицію, а не колективну позицію Громадської ради.

XI. Заключні положення

11.1. Регламент Громадської ради затверджується Громадською радою на її засіданні більшістю голосів.

11.2. Рішення про внесення змін до Регламенту приймаються на засіданні Громадської ради більшістю голосів.